プライバシーポリシー

PRIVACY POLICY

公益財団法人三河郷友会（以下「当財団」という。）は、当財団が実施する事業において、個人情報をご提供いただく場合、その個人情報について、以下のとおりプライバシーポリシー（以下「本ポリシー」という）を定め、個人情報保護の仕組みを構築し、個人情報の保護に努めます。

1. 個人情報の定義

「個人情報」とは、個人情報の保護に関する法律（平成１５年法律第５７号、以下「個人情報保護法」という）にいう「個人情報」を指し、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別できるもの、及び他の情報と容易に照合することができそれにより特定の個人を識別することができるもの、又は個人識別符号が含まれるものをいう。

2. 個人情報の取得方法

当財団は、次の各号のときに、個人を特定できる情報（氏名・住所・生年月日・電話番号・メールアドレスその他必要な情報）を取得する。

• 当財団の運営する学生会館入館選考に応募するとき
• 当財団の運営する学生会館に入館するとき
• 当財団の運営する月極駐車場の賃貸契約を結ぶとき
• お問い合わせフォームからの送信をするとき
• 学生会館の応募又は入館に関連して、保護者、保証人、推薦者等に関する情報の提供を受けるとき
• 当財団の役員、評議員、監事、顧問、職員その他当財団の運営に関わる者に関する情報を取得するとき
• OB・OGに関する情報を取得するとき

3. 個人情報の利用目的

1） 当財団は、次の各号にかかげる業務の遂行上必要な目的の範囲内で、取得した情報を利用します。目的の範囲を超えて個人情報を利用する場合には、事前に適切な方法で同意を得るものとする。

• 当財団の事業の実施、学生会館の入館選考、入館手続、在館管理、緊急時対応その他学生会館運営のため。
• 月極駐車場の契約締結、利用管理、料金管理及び必要な連絡のため。
• 保護者、保証人、推薦者等への連絡及び確認のため。
• 役員、評議員、監事、顧問、職員その他当財団の運営に関わる者の委嘱、雇用管理、報酬等支払その他必要な手続のため。
• OB・OGへの連絡、行事案内その他当財団の活動のため。
• お問い合わせ等に回答し、又は必要な連絡を行うため。

2） 当財団は、個人情報の利用目的を、変更前の利用目的と関連性を有すると合理性が認められる範囲において、変更できるものとする。

3） 当財団は、個人情報の利用目的を変更した場合には、その内容について当財団所定の方法によって通知し、又は当財団ウェブサイトにも公表するものとする。

4. 第三者提供

個人情報は、次にかかげる場合を除き、同意がない限り、第三者に対しデータを開示・提供することはいたしません。

• 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、同意を得ることが困難であるとき。
• 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、同意を得ることが困難であるとき。
• 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要があるときであって、同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
• 業務を円滑に遂行するため、利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報の取扱いの全部又は一部を委託するとき。
• 個人情報を特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨並びに共同して利用される個人情報の項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的及び当該個人情報の管理について責任を有する者の氏名又は名称について、あらかじめ通知し、又は容易に知り得る状態に置いたとき。
• 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報が提供されるとき。

5. 匿名加工情報

当財団は、匿名加工情報（特定の個人を識別出来ないよう加工した個人情報であって、復元ができないようにしたもの）を作成する場合には、次の各号のとおり対応するものとする。

• 法令で定める基準に従い、適正な加工を施す。
• 法令で定める基準に従い、安全管理措置を講じる。
• 匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目を公表する。

6. 個人情報の管理

1）当財団は、個人情報を正確かつ最新の内容に保つよう努め、管理は厳重に行うこととし、安全性を考慮し、管理する。

2） 当財団は、個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏えい等を防止するため、又、個人情報への不正アクセス、コンピュータウイルス等のリスクに対応するために必要な対策を講じる。

3） 当財団は、個人情報の漏えい等が発生した場合には、法令に従い、個人情報保護委員会への報告、本人への通知その他必要な対応を行うものとする。

7. 個人情報取扱いの委託

当財団は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報（当財団が取得し、又は取得しようとしている個人情報を含む）の取扱いの全部又は一部を委託する場合がある。この場合には、当該委託先につき、厳正な調査行うとともに秘密を保持させるため、適切な監督を行う。

8. 個人情報の開示・訂正・削除・利用停止等

1） 当財団は、本人から個人情報の開示を求められたときは、遅滞なく本人に対しこれを開示する。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合には、その全部又は一部を開示しないことがある。その場合には、その旨を遅滞なく通知する。

• 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがあるとき
• 業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがあるとき
• その他法令に違反するとき

2） 当財団は、当財団の保有する個人情報が誤った情報である場合には、本人からの請求により、当財団所定の手続きに従い個人情報の訂正又は削除を行う。

3） 当財団は、本人から前項の請求を受け、その請求に応じる必要があると判断した場合には、遅滞なく、当該個人情報の訂正又は削除を行い、これを当該者に対し通知する。

4） 当財団は、本人から、次の各号に定める場合に該当するとして、個人情報の利用停止又は消去（以下「利用停止等」という）を求められた場合には、速やかに必要な調査を行い、法令に従って、個人情報の利用停止等を行い、その旨を当該者に対し通知する。ただし、個人情報の利用停止等に多額の費用を有する場合その他利用停止等を行うことが困難な場合であって、当該者の利益を保護するために必要な代わるべき措置をとれる場合には、この代替策を講じる。

• 利用目的の範囲を超えて取り扱われているとき
• 不正の手段により取得された個人情報であるとき
• 違法又は不当な行為を助長し又は誘発するおそれがある方法により利用されているとき
• 当財団が本人の個人情報を利用する必要がなくなったとき
• 要配慮個人情報が含まれる個人データの漏えい、滅失若しくは毀損（以下「漏えい等」という）が発生し、又は発生した恐れがあるとき
• 不正の目的をもって行われたおそれがある行為（不正アクセスやランサムウェア攻撃等）による個人データ（当財団が取得し、又は取得しようとしている個人情報であって、個人データとして取り扱われることが予定されているものを含む）の漏えい等が発生し、又は発生した恐れがあるとき
• 当該個人情報の取扱いにより権利利益が害される恐れがあるとき

5） 当該者の個人情報の開示、訂正、追加、削除、利用停止、第三者への提供の停止を希望される場合には、当財団お問い合わせ窓口宛に、郵送等の方法により以下の書類等を送付しご請求ください。尚、開示の方法は、電磁的記録の提供による方法若しくは書面による方法のいずれかにより、請求した本人の指定した方法により行うものとする。

【送付書類】

• 保有個人データ開示等請求書
• 本人確認書類の写し（運転免許証・個人番号カード・パスポートなどの顔写真付き証明書）

9. プライバシーポリシーの変更

当財団は、法令の改正その他必要に応じて、本ポリシーを変更することがある。変更後の内容は、当財団ウェブサイトに公表するものとする。

10. 苦情・相談への対応

当財団は、個人情報の取扱いに関する苦情及び相談については、第１１条のお問い合わせ窓口を設置し、適切かつ迅速に対応する。

11. お問い合わせ窓口

当財団の個人情報の取扱いに関するお問い合わせは、当財団HPで受け付ける。

〒112-0002　東京都文京区小石川5丁目19番37号
TEL：03-3946-0342（受付時間：平日10～16時）
E-mail：info(at)mikawagoyukai.net



令和8年6月1日
公益財団法人三河郷友会 理事長 中村民雄